این روزها شرکت‌ها و سازمان‌ها برای ارتباط بهتر با مشتریان و همچنین ایجاد یک فضای امن و پرسرعت برای برقراری تماس‌های مختلف، از مرکز تماس هوشمند VoIP استفاده می‌کنند. استفاده از خدمات باعث افزایش فروش و بهبود ارتباط شما با مشتریان‌تان خواهد شد. از همین رو بسیاری از هزینه‌های لازم برای خدمات VoIP را نوعی سرمایه‌گذاری می‌دانند. موضوع بسیار مهمی که قبل از راه اندازی VoIP باید مد نظر قرار داد این است که باید اطلاعات کافی در خصوص تجهیزات VoIP داشته باشید. این کار کمک میکند که بتوانید قبل از انجام مراحل مختلف به صورت حدودی هزینه‌های لازم برای راه اندازی مرکز تماس هوشمند را تخمین بزنید. متخصصین روترنت با سالها تجربه در زمینه ارائه خدمات VoIP کمک می‌کنند که با شناخت بهتر تجهیزات مرکز تماس هوشمند، هزینه‌های راه اندازی این شبکه‌ها را تخمین بزنیم.
ارزان‌ترین روش راه اندازی مرکز تماس
ارزان‌ترین روش برای راه اندازی یک مرکز تماس، استفاده از دستگاه‌های قدیمی PBX می‌باشد. این تجهیزات که در سال‌های اخیر استفاده بسیار کمی داشته‌اند، ساختار قدیمی دارند. در این تجهیزات دستگاه PBX به شکل مستقیم به خطوط مخابراتی وصل شده و وظیفه مرکز تماس را بر عهده می‌گیرد. اما از آنجایی که استفاده از این دستگاه‌ها منسوخ شده است، پیشنهاد ما به شما به کارگیری نمونه‌های به روزتر این تجهیزات است. دستگاه‌های IP PBX از نمونه‌های قبلی خود قدرتمندتر می‌باشد و می‌توان در شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک از آنها استفاده کرد. برای شرکت‌هایی که باید پاسخگوی تعداد تماس زیادی در طول روز باشند، استفاده از این خدمات مناسب نیست و باید سراغ روش‌های مدرن‌تری بروند. همچنین به گفته متخصصین روترنت بهتر است از همان ابتدای کار سراغ خدمات VoIP بروید تا اگر در آینده قصد ارتقاء کسب و کار خود را داشتید، بستر مناسب برای این کار فراهم باشد و مجبور نباشید که کل سیستم تلفنی خود را تغییر دهید. البته گفتنی‌ست که در بسیاری از سیستم‌های VoIP از تجهیزات IP PBX نیز استفاده می‌شود.
نحوه عملکرد شبکه VoIP چگونه است؟
برای اینکه شناخت بهتری نسبت به تجهیزات VoIP پیدا کنید، بهتر است روند انجام کارها توسط یک مرکز تماس هوشمند را درک کنید. روند کاری خدمات VoIP به صورت خلاصه از نظر متخصصان روترنت به صورت زیر می‌باشد.
- در قدم اول مشتری با شرکت شما تماس می‌گیرد.
- سپس سیستم IP PBX تماس را دریافت کرده و سیستم تلفن گویا را برای مشتری (یا به طور کلی تماس گیرنده فعال میکند)
- بعد از این که تلفن گویا بخش‌های مختلف مورد نظر برای برقراری تماس را معرفی کرد، مشتری شماره داخلی بخش مورد نظر را انتخاب میکند.
- در مرحله پایانی بعد از این که تماس گیرنده در صف پاسخگویی قرار گرفت، در زمان نوبت خود به اپراتور بخش مربوطه وصل می‌شود.
انجام مراحل بالا نیاز به قطعات خاص و سخت افزارهایی دارد که امکانات مختلفی را در اختیار کارشناسان و سایر کارکنان یک شرکت قرار خواهد داد. اتصال دائمی تجهیزات VoIP به اینترنت باعث می‌شود که به کارگیری این خدمات مزایای زیادی را برای صاحبین شرکت‌ها به همراه داشته باشد. این که خدمات VoIP چه مزایایی برای شما می‌تواند به همراه داشته باشد، بستگی به نوع سرویس انتخابی شما خواهد داشت. اما به طور کلی این مزایا عبارتند از:
- اجرای سیستم نظرسنجی
- ارسال پیامک بعد از اتمام تماس برای مشتریان
- امکان تهیه کردن گزارش مدیریتی کامل
- امکان رصد دقیق فعالیت اپراتورها و کارشناسان
- ضبط مکالمات
تلفن ها
یکی از مهمترین تجهیزات VoIP انواع مختلف تلفن هستند که در شرایط گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرند. انواع تلفن قابل استفاده در سیستم مرکز تماس هوشمند عبارتند از:
- تلفن‌های IP
این تلفن‌ها گزینه‌های بسیار مناسبی برای سیستم‌های IP PBX هستند. داشتن دکمه‌های قابل برنامه ریزی امکانات زیادی را به استفاده کنندگان از این محصولات می‌دهد. همچنین برخی از این تلفن‌ها دارای چندین خط ورودی هستند که به شما اجازه خواهد داد بیشتر از یک تماس را در زمان واحد مدیریت کنید.
- تلفن SoftPhone
این نوع تلفن در اصل نرم افزاری است که روی سیستم‌های کامپیوتری نصب می‌شود و عملکردی دقیقا مشابه با تلفن‌های IP دارد. این نرم افزار‌ها به راحتی برای سیستم عامل‌های مختلف در دسترس هستند و برای استفاده از آنها باید از هدست، میکروفون، اسپیکر یا سایر تجهیزات مشابه استفاده کنید.
- تلفن‌های آنالوگ
این تلفن‌های معمولی که به شکل مستقیم به خط وصل میشوند، در حالت عادی برای سیستم‌های IPBX قابل استفاده نمی‌باشد. در صورتی که بخواهید از این تلفن‌ها در سیستم VoIP استفاده کنید، نیاز به کارت‌ها یا دستگاه‌هایی خواهید داشت که پورت FXS دارند.
گیت وی VoIP
این دسته از تجهیزات VoIP وظیفه اتصال سیستم تلفنی VoIP به شبکه تلفن مخابراتی را بر عهده دارند و ممکن است در بازار آنها را با نام گیت‌وی های IP بشناسند. وظیفه تبدیل مکالمات تلفنی خطوط به بسته‌های دیتا و بالعکس بر عهده این تجهیزات است. بر اساس نیاز خود در زمان پیاده سازی خدمات VoIP از انواع مختلف این تجهیزات استفاده می‌شود. انواع مختلف گیت‌وی های مورد استفاده در این سیستم‌ها عبارتند از:
- گیت وی‌های دیجیتال
این محصولات که معمولا قیمت بالاتری از سایر نمونه‌های مشابه خود دارند. این محصولات از یک سمت به شبکه دیتا و از سمت دیگر به خطوط E1 متصل میشوند.
- گیت وی‌های FXS
این محصولات که به گوشی‌های تلفن آنالوگ متصل میشوند وظیفه ارسال تماس‌های تلفنی آنالوگ بر روی شبکه را برعهده دارند.
- گیت وی‌های FXO
بخش ورودی این گیت وی به خطوط شهری تلفن وصل شده و زمانی که تماسی با خطوط آنالوگ برقرار شود، این گیت وی سیگنال آن را به مکالمات استاندارد برای VoIP تبدیل کرده و آن را به سمت تلفن‌ها ارسال میکند.
- دستگاه ATA Analog Telephone Adapter
این دستگاه یک مبدل تلفن آنالوگ است که با استفاده از آن می‌توان به خطوط PSTN دسترسی داشت. همچنین با استفاده از این تجهیزات می‌توانید گوشی‌های معمولی را نیز به عنوان بخشی از خدمات VoIP استفاده کنید.
کارت‌های VoIP
کارت‌های VoIP به دو دسته آنالوگ و دیجیتال تقسیم میشوند. کارت‌های آنالوگ که با نام کارت‌های FXS و FXO نیز در بازار عرضه شده اند، در ظرفیت‌های مختلف بین 1 تا 48 پورت تولید میشوند. از این کارت‌ها برای برقراری ارتباط بین خطوط شهری، داخل و… استفاده می‌شود. نمونه‌های دیگر این کارت‌ها، کارت‌های دیجیتال هستند که درون سیستم‌های کامپیوتری به مادربورد متصل میشوند. این تجهیزات می‌توانند با مراکز تلفنی مختلف و خطوط شهری ارتباط برقرار کنند. پورت‌های داخلی این تجهیزات VoIP عبارتند از: "J1، T1 و E1" که در ایران معمولا نمونه‌های E1 کاربرد بیشتری دارند.
آشنایی با تجهیزات VoIP به شما کمک خواهد کرد تا در زمان راه اندازی این سیستم‌ها، شناخت بهتری روی مواردی که باید برای آنها هزینه کنید،داشته باشید. برای خدمات VoIP در شرایط مختلف و با توجه به نیاز مشتری ممکن است تجهیزات کمتر یا بیشتری لازم داشته باشید. بهترین روش برای اطلاع از تجهیزات مورد نیاز این است که که با شرکت‌های ارائه دهنده این خدمات ارتباط برقرار کنید. شرکت روترنت با سرویس مشاوره رایگان آماده است تا به سوالات شما در این زمینه پاسخ دهد. این راهکار برای تخمین قیمت راه اندازی سیستم VoIP در شرایط فعلی که قیمت‌ها به صورت روزانه در حال افزایش است، روش مناسبی خواهد بود.
